Hoe slecht nieuws brengen kan bijdragen aan werkgeluk

Het klinkt heel tegenstrijdig: slecht nieuws dat bijdraagt aan werkgeluk. Toch zit er minder tegenstelling in dan je wellicht zou denken. Bij werkgeluk gaat het er namelijk niet om dat er nooit slecht nieuws zou zijn. Net als in het dagelijks leven, heb je ook op het werk regelmatig te maken met teleurstellingen. Een misgelopen promotie, taken die veranderen, resultaten die tegenvallen, een slechte beoordeling; ook het werkleven is niet altijd rozengeur en maneschijn.

Slecht nieuws kun je dus niet altijd voorkomen. En natuurlijk is het niet leuk om slecht nieuws te krijgen. Het interessante is dat als je het goed aanpakt, het brengen van slecht nieuws juist kan bijdragen aan het werkgeluk van de ontvanger van het slechte nieuws.

Hoe het niet moet

Marieke, projectleider, was met haar team hard aan het werk aan een intern programma voor een personeelsdag. Alles kortgesloten met het portefeuille houdend directielid, Paul, die ook in haar werkgroep zat, externe spreker uitgenodigd, programma rond. Tevreden zat ze aan het einde van de werkdag op de afdeling de laatste details uit te werken toen haar manager, Bianca, aan het bureau tegenover haar ineens zei: “oh, by the way, we hadden vorige week directievergadering en de invulling van het programma gaat ‘m niet worden”.

Verbijsterd vroeg Marieke wat er aan de hand was. Ja, er was nog eens over nagedacht, de directie vond het programma te risicovol en er was eigenlijk toch geen aanleiding voor, dus de directie had besloten om het programma dan maar volledig te schrappen. Dus er moest maar wat anders bedacht worden door de projectgroep. Succes. Bianca pakte haar spullen en verdween naar een volgende bijeenkomst.

Marieke bleef lamgeslagen en vol vragen achter tussen haar collega’s. Waarom had ze dit niet vorige week al gehoord van Paul? Zoveel werk voor niks gedaan, en met nog 2 weken te gaan helemaal opnieuw moeten beginnen. Waarom waren de vragen en twijfels niet eerder uitgesproken, de directie was toch op de hoogte van alle plannen? Gefrustreerd en een beetje beschaamd keek ze om zich heen, naar collega’s die zich ook niet goed raad wisten met de situatie.

Bij de koffieautomaat ontstonden gesprekken tussen collega’s over hoe bizar het eigenlijk was dat beslissingen op deze wijze werden genomen en gecommuniceerd. En toen Marieke ’s avonds thuis kwam, barstte ze los tegen haar partner, die haar antwoordde dat ze wel heel vaak met dit soort verhalen thuis kwam. Misschien moest ze maar eens naar een andere baan gaan zoeken? En na het eten opende ze haar laptop om haar LinkedIn profiel bij te werken en te browsen naar vacatures.

Dubbel slecht nieuws

Niemand vindt het leuk om slecht nieuws te brengen en een ander te moeten teleurstellen. We vinden het moeilijk of ongemakkelijk om de brenger van slecht nieuws te zijn: een situatie die we liefst zouden uitstellen of zelfs vermijden. In de praktijk gebeurt dat dus ook vaak. Veel slecht nieuws wordt aan het einde van de werkdag gebracht. Niet alleen omdat we de hele dag moed hebben lopen verzamelen, maar ook om – onder het mom van het belang van een goede sfeer op de afdeling – zo min mogelijk geconfronteerd te hoeven worden met de (emotionele) reacties van de ontvanger, die daarna immers meestal direct naar huis gaat.

In de praktijk betekent dit dat de ontvanger van het slechte nieuws eigenlijk dubbel slecht nieuws krijgt. Enerzijds het slechte nieuws van de inhoud van de boodschap. Anderzijds het slechte nieuws dat andere zaken kennelijk belangrijker worden geacht dan aandacht en ruimte voor wat het slechte nieuws met de ontvanger doet. En voeg daar in de regel ook het slechte nieuws maar aan toe van de manier waarop de boodschap gebracht wordt.

Als ik ervoor kies om een slecht nieuws gesprek zo lang mogelijk voor me uit te schuiven en het slechte nieuws dan toch maar even snel tussen neus en lippen breng om er maar van af te zijn, kies ik ervoor om mijn eigen belangen (het reduceren van mijn ongemak) boven die van de ontvanger te stellen. Heel menselijk en tegelijk helaas vaak een grote factor in het belemmeren van werkgeluk.

Hoe het ook had gekund

Zonde, als niet alleen het slechte nieuws zelf, maar ook de manier waarop het gebracht wordt, afbreuk doet aan werkgeluk. Hoe bezorg je dan slecht nieuws op een goede manier, die ook nog eens bijdraagt aan werkgeluk? Nou, zo bijvoorbeeld:

Vrijdag, eind van de ochtend, de beslissing is zojuist gevallen en er is even koffiepauze tijdens het directieoverleg. Paul pakt zijn telefoon en belt Marieke: “Er zijn wat issues t.a.v. de invulling van de personeelsdag die ik met je wil bespreken. We zijn vandaag nog de hele dag in directieoverleg. Kunnen we maandag first thing even bij elkaar zitten om te bespreken hoe we dit gaan tackelen?”

Maandagochtend pakken ze samen een kop koffie en trekken zich terug in de kamer van Paul. Zonder verder dralen begint Paul het gesprek: “Ik heb helaas slecht nieuws: vrijdag is in het directieoverleg besloten om het programma voor de personeelsdag te schrappen.” Hij ziet de schrik in Marieke’s ogen en voegt toe: “Ja, ik kan me voorstellen dat dit nieuws je overvalt, ik moet toegeven dat de weerstand in de directie mij ook heeft overvallen. Er waren meer twijfels dan ik had verwacht en die heb ik niet kunnen wegnemen.” Paul slikt even, het is niet makkelijk om toe te geven dat hij de beslissing niet heeft weten te voorkomen, maar hij realiseert zich dat het belangrijk is dat hij hierin eerlijk is naar Marieke. Ze hebben een goede verstandhouding en die wil hij graag zo houden. Maar even door de zure appel heenbijten.

Mariekes reactie laat niet lang op zich wachten. Ze veert op en met wat meer stemvolume dan normaal gooit ze eruit: “Damn! We hebben hier zo hard aan gewerkt! Niet te geloven, jullie trekken gewoon de stekker eruit, al het werk voor niks gedaan! En de personeelsdag is al over 2 weken! Djeez!” Verslagen laat ze zich terugvallen op haar stoel.

Paul blijft even stil. Hij onderdrukt zijn neiging om in de verdeding te schieten. Dat gaat niet helpen. Het belangrijkste is nu om Marieke aan boord te houden en een nieuwe invulling van de personeelsdag te realiseren. Hij blijft in verbinding en erkent dat het heel vervelend is. Niet alleen voor haar, maar voor de hele werkgroep.

Als hij merkt dat Marieke wat kalmeert, deelt hij met haar de zaken die in het directieoverleg naar voren zijn gekomen en welke thema’s voor de directie belangrijk zijn. Hij vraagt haar wat haar visie is op deze thema’s en welke aansluiting zij ziet met de thema’s die vanuit haar afdeling belangrijk worden gevonden. Algauw zitten ze in een geanimeerd gesprek en komen ze samen tot nieuwe ideeën, die door de werkgroep uitgewerkt kunnen worden.

Paul is blij dat het gesprek een constructieve wending heeft genomen en spreekt dat uit naar Marieke: “Fijn dat we samen alsnog een goed alternatief konden bedenken, dank je wel!” Marieke is nog voorzichtig en vraagt Paul hoe ze nu zeker kan weten dat de directie hier wel mee akkoord gaat. En hoe ze kunnen voorkomen dat dit nog een keer gebeurt. Het is immers niet de eerste keer dat de directie terugkomt op eerdere plannen en dat hakt er bij haar altijd stevig in. Zozeer dat ze zich soms afvraagt of ze hier wel moet blijven werken en dat vindt ze jammer.

Paul zegt Marieke toe dat hij het nieuwe voorstel direct zal voorleggen aan de rest van de directie en hen de keus zal geven tussen dit en het oorspronkelijke programma. Hij realiseert zich dat Marieke gelijk heeft, dat beslissingen regelmatig worden teruggedraaid of aangepast en spreekt uit dat hij zich niet had gerealiseerd dat dit zo’n impact heeft op Marieke dat ze zelfs wil uitkijken naar een andere baan. Hij belooft Marieke dat hij hier actie op zal ondernemen en neemt zich voor om dit op het eerstvolgende directieoverleg in de groep te gooien. Goed om stil te staan bij dit signaal en te kijken of ze daar een oplossing voor kunnen vinden. Het is tenslotte niet de bedoeling om er goeie mensen mee weg te jagen!

Terwijl ze terugloopt naar haar werkplek bedenkt Marieke dat ze blij is met het gesprek. Ze spreekt Paul minder vaak dan ze zou willen. En er was nu dan wel een rot aanleiding, maar ze had het idee dat hij er echt de tijd voor nam en naar haar luisterde. En ze had eindelijk die sluimerende irritatie kunnen uitspreken, waar Paul beter op had gereageerd dan ze had verwacht. Als ze daar in de directie nu echt iets mee gaan doen, hoeft ze misschien toch niet naar een andere baan te gaan uitkijken. Ze zou haar collega’s veel te veel gaan missen.

Meer dan een slecht nieuws gesprek

Door Marieke tijdig te informeren, zelf het gesprek aan te gaan, een rustige plek te zoeken, de tijd voor het gesprek te nemen en rustig te luisteren naar Mariekes reactie zonder in de verdediging te schieten, zorgde Paul ervoor dat Marieke zich serieus genomen voelde. Hij creëerde een veilige setting, waarin niet alleen ruimte kwam om constructief aan een oplossing te werken, er kwam bovendien ruimte om andere, langer sluimerende, zaken bespreekbaar te maken. In dit geval zorgde het ervoor dat Marieke weer ‘aan boord’ is en de vacatures voorlopig links laat liggen. Haar vertrouwen in Paul is gegroeid en geeft haar hoop voor verbeteringen in de toekomst, waar ze wellicht zelf ook in zal gaan investeren. Geen slecht resultaat van de investering van een uur tijd en aandacht.

In dit geval kwam het initiatief van Marieke om het slecht nieuws gesprek te gebruiken om samen verder de diepte in te gaan. Dat kun je – als Paul – natuurlijk zelf ook doen. Als je het issue zelf -samen- constructief hebt kunnen tackelen, zou je het moment kunnen gebruiken om te checken of er andere, vergelijkbare issues zijn waar je samen een oplossing voor kunt bedenken. Dat vraagt enige moed, want je weet niet wat je met die vraag op de hals haalt. Maar als je er zelf open en constructief in gaat, zou dat nog wel eens verrassende resultaten kunnen opleveren!